Mit der Novelle der Heizkostenverordnung hat der Gesetzgeber die verbrauchsabhängige Abrechnung um zwei Bausteine erweitert: moderne Erfassungstechnik und laufende Information der Nutzer. Für Vermieter und Verwalter bedeutet das konkret zwei Pflichten — eine technische und eine kommunikative. Beide sind terminiert, beide sind sanktioniert, und beide betreffen praktisch jedes zentral beheizte Mietobjekt.
Die Nachrüstpflicht: Stichtag 31. Dezember 2026
Seit dem 1. Dezember 2021 dürfen nur noch fernablesbare Heizkostenverteiler, Wärmemengenzähler und Warmwasserzähler neu installiert werden. Für Bestandsgeräte läuft die Übergangsfrist: Bis zum 31. Dezember 2026 müssen sie fernablesbar nachgerüstet oder ausgetauscht sein. Fernablesbar heißt: Der Verbrauch lässt sich ohne Zutritt zur Wohnung erfassen — per Funk im Vorbeigehen (Walk-by), aus dem Fahrzeug (Drive-by) oder vollautomatisch über ein Gateway im Gebäude. Der klassische Ablesetermin mit Terminabsprache und Zweitbesuch entfällt damit ersatzlos.
Monatliche Verbrauchsinformation: die zweite Pflicht
Sobald fernablesbare Geräte installiert sind, greift die unterjährige Verbrauchsinformation: Der Vermieter muss den Mietern monatlich ihre Verbrauchsdaten mitteilen — per Post, E-Mail, App oder Portal. Inhaltlich verlangt die Verordnung mindestens:
- Verbrauch des Vormonats für Heizung und Warmwasser
- Vergleich zum Vormonat und zum selben Monat des Vorjahres, damit Entwicklungen sichtbar werden
- Vergleich mit einem durchschnittlichen Nutzer derselben Kategorie als Einordnung
- Mit der Jahresabrechnung zusätzlich Informationen zu Brennstoffmix, Preisen und Kontaktstellen
Die Pflicht klingt nach Formalie, ist aber ein laufender Prozess: zwölf Mitteilungen pro Jahr, je Wohnung, dokumentiert. Wer das manuell organisiert, hat sich ein Dauerprojekt eingehandelt.
Interoperabilität: kein Lock-in beim Messdienst
Neu eingebaute fernablesbare Geräte müssen interoperabel sein und die Anbindung an ein Smart-Meter-Gateway ermöglichen. Der Zweck: Beim Wechsel des Messdienstleisters müssen die Geräte und Daten übernommen werden können, statt dass die komplette Ausstattung getauscht wird. Für Eigentümer ist das ein Verhandlungshebel — wer heute Verträge mit Ablesediensten schließt, sollte Interoperabilität und Datenzugang ausdrücklich festschreiben und sich nicht über Gerätetechnik an einen Anbieter ketten lassen.
Wer 2027 noch mit Stichtagsablesung und Papierlisten arbeitet, verstößt gegen die Heizkostenverordnung — und jeder Verstoß gibt dem Mieter ein pauschales Kürzungsrecht von 3 Prozent seines Kostenanteils. Die Frist Ende 2026 ist deshalb keine Empfehlung, sondern eine Kostenfrage.
Kostenumlage: was auf die Mieter umgelegt werden darf
Die laufenden Kosten der neuen Technik — Gerätemiete, Eichung, Ablesung und die Aufbereitung der Verbrauchsinformation — gehören zu den umlagefähigen Kosten des Heizungsbetriebs. Die Anschaffung oder Nachrüstung selbst trägt zunächst der Eigentümer; je nach Konstellation kann eine Modernisierungsumlage in Betracht kommen. In jedem Fall gilt das Wirtschaftlichkeitsgebot: Überzogene Mietmodelle für Erfassungsgeräte sind ein klassischer Angriffspunkt in der Belegprüfung.
Das Kürzungsrecht der Mieter bei Verstößen
Die Verordnung sanktioniert Verstöße direkt beim Geldfluss: Sind die Geräte entgegen der Pflicht nicht fernablesbar, darf der Mieter seinen Heiz- und Warmwasserkostenanteil um 3 Prozent kürzen. Bleibt die monatliche Verbrauchsinformation aus, kommen weitere 3 Prozent hinzu — die Kürzungsrechte addieren sich. Unabhängig davon bleibt das bekannte 15-Prozent-Kürzungsrecht bestehen, wenn gar nicht verbrauchsabhängig abgerechnet wird. Bei einem Mehrfamilienhaus summieren sich solche Abzüge schnell auf vierstellige Beträge pro Abrechnungsjahr.
Wie digitale Verwaltung die Pflichten abfängt
Organisatorisch ist das Thema ein Datenproblem: Welche Geräte sind in welchem Objekt verbaut, wann laufen Eichfristen ab, welche Wohnungen erhalten die Verbrauchsinformation über welchen Kanal? Eine digitale Objektakte führt Gerätebestand, Fristen und Nachweise je Einheit zusammen. Die monatliche Verbrauchsinformation läuft dann automatisiert über das Mieterportal, jede Zustellung ist protokolliert, und zur Abrechnung liegen alle Daten belegbar vor. Aus zwei sanktionierten Pflichten wird ein Prozess, der im Hintergrund läuft — statt eines jährlichen Kraftakts mit offenem Haftungsrisiko.
Die Frist Ende 2026 ist absehbar, die Sanktionen sind beziffert. Wer Nachrüstung, Verträge und Informationsprozess jetzt ordnet, macht aus einer Pflicht einen Standortvorteil: weniger Ablesetermine, weniger Streit, sauberere Abrechnungen.