Vorauszahlungen sind ein Kredit — die Frage ist nur, wer ihn gibt. Sind sie zu niedrig angesetzt, finanziert der Eigentümer die Betriebskosten des Objekts ein Jahr lang vor und hofft auf die Nachzahlung. Sind sie zu hoch, parkt der Mieter sein Geld beim Vermieter und die Rückzahlung reißt ein Loch in den Monat der Abrechnung. Beides ist vermeidbar: § 560 Abs. 4 BGB erlaubt beiden Vertragsparteien, die Vorauszahlungen nach jeder Abrechnung auf eine angemessene Höhe anzupassen. Wer dieses Instrument konsequent nutzt, hält die Differenz zwischen Vorauszahlung und Abrechnungsergebnis klein — und damit auch das Streit- und Ausfallrisiko.
Die Rechtsgrundlage: Anpassung nur nach Abrechnung
Die Anpassung ist an drei Voraussetzungen geknüpft. Erstens braucht es eine Abrechnung — und zwar eine formell ordnungsgemäße. Auf Basis einer fehlerhaften oder verspäteten Abrechnung lässt sich keine Erhöhung durchsetzen. Zweitens genügt die Textform: Ein Brief oder eine E-Mail über das Mieterportal reicht, eine Unterschrift ist nicht nötig. Drittens muss die neue Höhe angemessen sein. Als angemessen gilt im Ausgangspunkt ein Zwölftel des letzten Abrechnungsergebnisses. Konkret absehbare Entwicklungen — eine bereits angekündigte Erhöhung der Müllgebühren, ein neuer Wartungsvertrag — dürfen eingerechnet werden. Was nicht geht, hat der BGH klargestellt (Urteil vom 28.09.2011, VIII ZR 294/10): ein abstrakter Sicherheitszuschlag von pauschal zehn Prozent „für alle Fälle“. Jede Position der Kalkulation muss sich begründen lassen.
So läuft die Anpassung sauber ab
- Abrechnung prüfen: Ergebnis je Einheit ermitteln — Nachzahlung oder Guthaben, und wie groß die Abweichung zur aktuellen Vorauszahlung ist
- Neue Rate berechnen: Gesamtkosten der Einheit aus der Abrechnung durch zwölf, plus konkret belegbare künftige Steigerungen
- Erklärung in Textform: neuer Monatsbetrag, Beginn ab dem Folgemonat, kurze nachvollziehbare Herleitung — idealerweise im selben Schreiben wie die Abrechnung
- Zahlungsplan aktualisieren: Dauerauftrag bzw. Lastschrift anpassen lassen und den neuen Sollbetrag im System hinterlegen, damit das Mahnwesen mit der richtigen Zahl arbeitet
Wichtig für die Praxis: Die Anpassung wirkt nur für die Zukunft, im Regelfall ab dem auf die Erklärung folgenden Monat. Wer die Abrechnung im Oktober verschickt und die Anpassung erst im März nachreicht, hat fünf Monate zu niedrige Raten kassiert — Geld, das nicht rückwirkend erhöht werden kann.
Die Faustregel für gesunde Objekte: Das Abrechnungsergebnis je Einheit sollte unter einer Monatsvorauszahlung liegen. Wer regelmäßig Nachzahlungen von mehreren Hundert Euro produziert, hat kein Abrechnungsproblem, sondern ein Kalkulationsproblem — und trägt das Ausfallrisiko selbst.
Ein Rechenbeispiel
Eine 75-m²-Wohnung zahlt 180 Euro Vorauszahlung im Monat, also 2.160 Euro im Jahr. Die Abrechnung weist 2.700 Euro tatsächliche Kosten aus — 540 Euro Nachzahlung. Die angemessene neue Rate liegt bei 2.700 ÷ 12 = 225 Euro. Ist zusätzlich bekannt, dass die Grundsteuer ab Januar um 120 Euro jährlich steigt, sind 235 Euro begründbar. Bleibt die Rate dagegen bei 180 Euro, läuft im Folgejahr planmäßig die nächste Nachzahlung von über 500 Euro auf — mit jedem Jahr steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie zum Streitfall oder zum Forderungsausfall wird. Über ein Objekt mit zwölf Einheiten gerechnet, entscheidet die konsequente Anpassung schnell über einen vier- bis fünfstelligen Betrag, der entweder monatlich planbar fließt oder einmal jährlich eingefordert werden muss.
Auch senken gehört zum Handwerk
Die Vorschrift gilt in beide Richtungen: Ergibt die Abrechnung ein deutliches Guthaben, kann der Mieter die Vorauszahlungen herabsetzen. Verwaltungen, die realistisch kalkulieren und Senkungen von sich aus anbieten, gewinnen dabei mehr, als sie verlieren — überhöhte Raten sind kein Cashflow-Vorteil, sondern eine Rückzahlungsverpflichtung mit Ansage, und sie belasten das Verhältnis zum Mieter genau dann, wenn die nächste Erhöhung ansteht.
Digital wird die Anpassung zum Nebenprodukt
In einer digitalen Verwaltung ist die Anpassung kein eigenes Projekt mehr: Das System kennt das Abrechnungsergebnis jeder Einheit, schlägt die neue Rate automatisch vor, erzeugt die Textform-Erklärung aus einer Vorlage und aktualisiert Sollstellung und Mahnwesen in einem Schritt. Aus einem Nachmittag Excel-Arbeit pro Objekt werden Minuten — und kein Mieter rutscht mehr durch, weil die Anpassung „nach der Abrechnungssaison“ liegen geblieben ist.