Dieser Beitrag ist allgemeine Information und ersetzt keine Steuerberatung. Für den konkreten Fall ist ein Steuerberater zuständig.
Sobald Geld fließt, bevor die vollständige Leistung erbracht ist, spricht man von einer Anzahlung. In der Praxis geschieht das über Abschlags- oder Anzahlungsrechnungen — verbreitet im Handwerk, im Projektgeschäft und überall dort, wo Aufträge über längere Zeiträume laufen. Steuerlich sind sie kein Nebenschauplatz, sondern lösen eigene Pflichten aus.
Die Umsatzsteuer entsteht mit der Zahlung
Der entscheidende Punkt: Bei einer Anzahlung entsteht die Umsatzsteuer bereits mit dem Zufluss des Geldes — nicht erst mit der fertigen Leistung. Wer eine Anzahlung erhält, muss die darin enthaltene Umsatzsteuer im entsprechenden Voranmeldungszeitraum abführen, auch wenn der Auftrag noch läuft. Das gilt unabhängig davon, ob nach vereinbarten oder vereinnahmten Entgelten versteuert wird.
Was auf die Abschlagsrechnung gehört
- Alle Pflichtangaben nach §14 UStG wie bei jeder Rechnung — vollständige Angaben zu Leistendem und Empfänger, Steuernummer, Datum.
- Der klare Hinweis, dass es sich um eine Anzahlung oder Abschlagszahlung handelt.
- Der Anzahlungsbetrag mit gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer.
- Eine Beschreibung der Leistung, für die die Anzahlung geleistet wird.
Der häufigste teure Fehler steckt in der Schlussrechnung: Wer die bereits erhaltenen Anzahlungen dort nicht sauber abzieht, weist die Umsatzsteuer doppelt aus — und schuldet sie dem Finanzamt auch doppelt.
Die Schlussrechnung ist der kritische Punkt
Am Ende des Auftrags steht die Schlussrechnung über die Gesamtleistung. Hier müssen die vorher gestellten Abschlagsrechnungen samt der bereits abgeführten Umsatzsteuer offen abgezogen werden. Die Schlussrechnung weist also die volle Leistung und Umsatzsteuer aus, listet dann die geleisteten Anzahlungen mit ihrer Steuer auf und zieht sie ab. So bleibt am Ende nur die Steuer auf den Restbetrag offen. Fehlt dieser Abzug, führt der Unternehmer die Steuer auf denselben Umsatz zweimal ab — einmal über die Anzahlung, einmal über die volle Schlussrechnung.
Auch der Leistungsempfänger muss aufpassen
Wer eine Anzahlung leistet, darf die Vorsteuer daraus erst ziehen, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind: Es liegt eine ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung vor und die Zahlung ist tatsächlich geflossen. Beides muss zusammenkommen. Eine reine Rechnung ohne Zahlung reicht nicht, ebenso wenig eine Zahlung ohne korrekte Rechnung.
Sauber dokumentieren zahlt sich aus
Anzahlungen verbessern die Liquidität und senken das Ausfallrisiko — vorausgesetzt, sie werden korrekt abgebildet. Wer Abschlags- und Schlussrechnungen konsequent verknüpft, jede Anzahlung ihrer Steuer zuordnet und die Abzüge in der Schlussrechnung dokumentiert, hat bei einer Prüfung nichts zu befürchten. Wer es dem Zufall überlässt, riskiert Doppelbesteuerung und Nachfragen. Lassen Sie die konkrete Behandlung im Zweifel steuerlich prüfen.
Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.