Die Rechtsgrundlagen sind § 147 AO für das Steuerrecht und § 257 HGB für Kaufleute — beide wurden durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) angepasst. Die wichtigste Änderung: Buchungsbelege müssen nur noch acht Jahre aufbewahrt werden statt zehn. Die Verkürzung gilt für alle Belege, deren alte Zehnjahresfrist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war. Parallel wurde § 14b UStG angepasst, sodass auch Rechnungen der Achtjahresfrist folgen. Unverändert blieben die beiden anderen Fristklassen — und genau dieses Nebeneinander macht die Sache im Alltag fehleranfällig.
Die drei Fristklassen im Überblick
- 10 Jahre: Handelsbücher, Journale und Konten, Inventare, Eröffnungsbilanz, Jahresabschlüsse, Lageberichte sowie die zu ihrem Verständnis nötigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
- 8 Jahre: Buchungsbelege — also Ein- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit Belegfunktion, Kassenberichte, Bewirtungsbelege
- 6 Jahre: empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Kopien abgesandter Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich relevante Unterlagen — etwa Angebote mit Auftragsfolge, Verträge ohne Belegfunktion, geschäftliche E-Mail-Korrespondenz
Die Abgrenzung entscheidet sich an der Funktion, nicht am Papier: Dieselbe E-Mail ist ein Geschäftsbrief (6 Jahre), wenn sie nur Vertragsverhandlungen dokumentiert — und ein Buchungsbeleg (8 Jahre), wenn die angehängte Rechnung gebucht wurde. Im Zweifel gilt die längere Frist des jeweiligen Dokuments, nicht die kürzeste im Ordner.
Fristbeginn: immer der Jahreswechsel
Alle Fristen beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist, die letzte Eintragung ins Handelsbuch gemacht oder der Jahresabschluss aufgestellt wurde. Eine Eingangsrechnung vom 15. März 2026 läuft also ab dem 31. Dezember 2026 — und darf frühestens am 1. Januar 2035 vernichtet werden. Beim Jahresabschluss zählt nicht das Geschäftsjahr, sondern das Jahr der Aufstellung: Wird der Abschluss 2025 erst im Sommer 2026 aufgestellt, startet seine Zehnjahresfrist Ende 2026. Der praktische Löschstichtag ist damit immer der Jahreswechsel — ein einziger Termin im Jahr, an dem das Archiv jahrgangsweise geprüft und bereinigt wird.
Vorsicht vor dem vorschnellen Schreddern: Die Frist läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine begonnene Außenprüfung, ein laufendes Einspruchs- oder Strafverfahren oder eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind (§ 147 Abs. 3 AO). Wer eine Prüfungsanordnung im Briefkasten hat, hält alles fest — unabhängig vom Kalender.
Digital archivieren: Scan statt Keller
Die Frist beantwortet nur das Wann, die GoBD das Wie: Unterlagen müssen über die gesamte Dauer unveränderbar, lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Für Papierbelege heißt das nicht acht Jahre Kellerregal — das ersetzende Scannen ist ausdrücklich zulässig: bildlich und inhaltlich übereinstimmend digitalisieren, den Ablauf in einer Verfahrensdokumentation festhalten, danach darf das Original grundsätzlich vernichtet werden. Ausgenommen sind Dokumente mit Originalerfordernis wie notarielle Urkunden oder Zollpapiere. Wichtig bei elektronischen Belegen: Eine E-Rechnung oder ein PDF muss im Ursprungsformat archiviert werden — der Ausdruck ins Papierarchiv ist keine ordnungsgemäße Aufbewahrung, sondern ein Formatbruch. Und Thermobelege gehören gescannt, bevor sie verblassen; ein unlesbarer Beleg ist ein fehlender Beleg.
Was die Verkürzung praktisch bringt
Für einen Betrieb mit mehreren Gesellschaften summiert sich die Verkürzung spürbar: Zwei Jahrgänge Belege weniger pro Firma bedeuten weniger Archivvolumen, weniger Speicher- und Lagerkosten und einen kleineren Datenbestand bei Auskunftsersuchen. Voraussetzung ist allerdings ein Archiv, das nach Jahrgängen und Dokumentklassen trennt — wer Rechnungen, Verträge und Abschlüsse im selben Ordner mischt, kann die kürzeren Fristen nicht nutzen, weil immer das langlebigste Dokument den ganzen Ordner blockiert. Ein digitales Belegarchiv mit Dokumenttyp und automatischem Fristablauf macht aus der jährlichen Schredder-Aktion einen Knopfdruck mit Prüfliste.