Sobald ein Geschäft über die Eurozone hinausgeht, taucht früher oder später eine Rechnung in Dollar, Pfund oder Franken auf. Für die Buchhaltung bedeutet das eine zusätzliche Aufgabe, die viele kleine Unternehmen unterschätzen: Ein Fremdwährungsbetrag muss für die Bücher in Euro umgerechnet werden — und dieser Umrechnungskurs ist nicht beliebig wählbar, sondern folgt festen Regeln.
Welcher Kurs zählt: Der Zeitpunkt entscheidet
Maßgeblich für die Buchung ist grundsätzlich der Kurs am Tag der Leistungserbringung beziehungsweise der Rechnungsstellung — nicht der Kurs am Tag der Zahlung. In der Praxis haben sich zwei Quellen etabliert: der monatliche Umsatzsteuer-Umrechnungskurs, den das Bundesfinanzministerium veröffentlicht, oder ein tagesaktueller Referenzkurs, etwa der der Europäischen Zentralbank. Beide sind zulässig — entscheidend ist, sich für eine Quelle zu entscheiden und sie konsequent zu dokumentieren, damit die Buchführung im Fall einer Prüfung nachvollziehbar bleibt.
Kursdifferenzen: Wenn Rechnung und Zahlung auseinanderfallen
Zwischen Rechnungsstellung und Zahlungseingang liegen oft Tage oder Wochen — und in dieser Zeit bewegt sich der Kurs fast immer. Der Betrag, der tatsächlich auf dem Konto ankommt, weicht deshalb in Euro vom ursprünglich gebuchten Betrag ab. Diese Differenz ist kein Buchungsfehler, sondern ein eigener wirtschaftlicher Vorgang und muss getrennt erfasst werden:
- Kursgewinn: Der Euro-Gegenwert bei Zahlung ist höher als bei Rechnungsstellung — Buchung auf ein Ertragskonto für Kursgewinne
- Kursverlust: Der Euro-Gegenwert ist niedriger — Buchung auf ein Aufwandskonto für Kursverluste
- Dokumentation: Beide Kurse — Rechnungs- und Zahlungstag — gehören nachvollziehbar in die Belegablage
- Regelmäßigkeit: Bei häufigen Fremdwährungsgeschäften lohnt ein festes, unternehmensweit einheitliches Kursquellen-Verfahren
Der größte Fehler bei Fremdwährungsrechnungen ist nicht der falsche Kurs, sondern der fehlende Beleg dafür, welcher Kurs verwendet wurde. Ohne dokumentierte Quelle lässt sich im Nachhinein kaum rekonstruieren, ob korrekt gerechnet wurde — und genau das fragt eine Prüfung als Erstes ab.
Die Umsatzsteuer bleibt in Euro Pflicht
Auch wenn der Nettobetrag einer Rechnung in Fremdwährung ausgewiesen wird, verlangt § 14 UStG, dass der Umsatzsteuerbetrag zusätzlich in Euro angegeben wird. Der Rechnungsaussteller muss also schon bei der Rechnungsstellung umrechnen, nicht erst bei der Buchung. Wer regelmäßig ins Ausland fakturiert, sollte diesen Schritt direkt in die Rechnungsvorlage einbauen, damit er nicht bei jeder Rechnung neu vergessen wird.
Besonders relevant bei mehreren Firmen
Wer mehrere Gesellschaften parallel führt — etwa eine deutsche und eine internationale Einheit — sollte Fremdwährungslogik unternehmensweit einheitlich handhaben. Unterschiedliche Kursquellen je Firma erschweren die konsolidierte Auswertung und sorgen bei einer Betriebsprüfung für unnötige Rückfragen. Eine einheitliche Kursquelle, konsequent für alle Buchungskreise angewendet, spart im Jahresabschluss deutlich mehr Zeit, als sie in der einzelnen Buchung kostet.