Kaum eine Buchungskategorie wird so oft falsch behandelt wie Geschenke. Der Grund: Es gelten je nach Empfänger und Anlass völlig unterschiedliche Regeln — was beim Mitarbeiter steuerfrei bleibt, kann beim Geschäftspartner den kompletten Betriebsausgabenabzug kosten. Wer die drei Kategorien sauber trennt und von Anfang an auf die richtigen Konten bucht, hat bei Jahresabschluss und Betriebsprüfung nichts zu befürchten.
Geschenke an Geschäftspartner: Die 50-Euro-Freigrenze
Für Geschenke an Personen, die nicht Arbeitnehmer sind — Kunden, Lieferanten, Kooperationspartner — begrenzt § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG den Betriebsausgabenabzug: Er entfällt, wenn die Aufwendungen pro Empfänger und Wirtschaftsjahr zusammen 50 Euro übersteigen (bis 2023: 35 Euro). Entscheidend ist der Charakter als Freigrenze: Wird sie überschritten, ist der gesamte Aufwand für diesen Empfänger nicht abziehbar — nicht nur der übersteigende Teil. Und die Grenze gilt pro Person und Jahr: Zwei kleine Geschenke an denselben Kunden werden zusammengerechnet. Ohne personenbezogene Aufzeichnung ist diese Prüfung am Jahresende schlicht unmöglich.
Die Aufzeichnungspflicht: eigenes Konto oder kein Abzug
§ 4 Abs. 7 EStG verlangt, dass Geschenkaufwendungen einzeln und getrennt vom übrigen Aufwand aufgezeichnet werden. In der Praxis heißt das: eigene Konten im Kontenrahmen — üblicherweise getrennt nach abzugsfähigen und nicht abzugsfähigen Geschenken — und der Empfängername am Beleg. Wer Geschenke bequem im Bürobedarf oder Marketingaufwand mitlaufen lässt, verliert den Abzug auch dann, wenn die Freigrenze eingehalten wurde. Ein Formfehler mit Ansage, den jede Betriebsprüfung zuerst sucht.
Mitarbeiter: Aufmerksamkeiten und Sachbezüge
Bei eigenen Arbeitnehmern gelten andere Spielregeln, hier geht es um Lohnsteuer statt Abzugsverbot:
- Aufmerksamkeiten bis 60 Euro: Sachgeschenke zu einem persönlichen Anlass — Geburtstag, Hochzeit, Jubiläum — bleiben bis 60 Euro brutto pro Anlass lohnsteuerfrei. Geldgeschenke sind immer steuerpflichtig.
- Sachbezugsfreigrenze 50 Euro monatlich: Für laufende Sachzuwendungen ohne besonderen Anlass, etwa Gutscheine — mit eigenen Spielregeln, unter anderem für Gutscheinkarten.
- Darüber hinaus: Alles, was die Grenzen reißt, ist grundsätzlich steuer- und beitragspflichtiger Arbeitslohn — oder wird pauschal versteuert.
§ 37b EStG: Die Pauschalsteuer als Hygiene-Lösung
Geschenke oberhalb der Bagatellen sind beim Empfänger eigentlich steuerpflichtige Einnahmen — ein Dankeschön, das der Kunde versteuern muss, verfehlt seinen Zweck. Deshalb erlaubt § 37b EStG dem Schenker, die Steuer pauschal mit 30 Prozent (zuzüglich Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer) zu übernehmen. Zwei Punkte werden dabei regelmäßig übersehen: Das Wahlrecht muss einheitlich für alle Geschenke eines Jahres ausgeübt werden, getrennt nur nach Geschäftspartnern und Arbeitnehmern. Und Streuwerbeartikel bis 10 Euro bleiben nach Verwaltungsauffassung außen vor. Die Pauschalsteuer teilt übrigens das Schicksal des Geschenks: Ist das Geschenk nicht abziehbar, ist es die übernommene Steuer ebenfalls nicht.
Die teuerste Variante ist nicht das große Geschenk, sondern das schlecht dokumentierte: ohne Empfängername kein Grenzen-Check, ohne eigenes Konto kein Abzug, ohne § 37b ein steuerpflichtiger Empfänger. Ordnung im Moment der Buchung ersetzt die Diskussion in der Prüfung.
Praxis-Workflow für den Alltag
Der Aufwand ist klein, wenn er sofort passiert: Beim Buchen des Belegs den Empfänger und Anlass erfassen, das passende Geschenkkonto wählen und bei Geschäftspartnern den Jahresstand pro Empfänger im Blick behalten. In einer Multi-Company-Struktur gilt das je Gesellschaft — die Freigrenze zählt pro schenkendem Unternehmen, und jede Firma braucht ihre eigene, saubere Geschenk-Kontenführung. Digitale Buchhaltung macht daraus einen Nebeneffekt: Empfängerfeld am Beleg, Auswertung pro Konto, fertig.