Wer ein Wirtschaftsgut kauft, das länger als ein Jahr genutzt wird, darf die Kosten normalerweise nicht auf einmal absetzen, sondern verteilt sie über die Nutzungsdauer. Genau hier setzen die GWG-Regeln an: Sie erlauben es, kleinere Anschaffungen schneller oder sogar sofort abzuschreiben. Das spart Verwaltungsaufwand und holt den steuerlichen Vorteil früher ins eigene Jahr.
Was ein GWG überhaupt ist
Ein geringwertiges Wirtschaftsgut ist ein selbstständig nutzbarer, beweglicher und abnutzbarer Gegenstand des Anlagevermögens unterhalb einer bestimmten Wertgrenze. Drei Bedingungen müssen zusammenkommen:
- Beweglich – also kein Gebäude und kein immaterielles Gut wie eine Software-Lizenz im klassischen Sinn.
- Abnutzbar – der Gegenstand verliert über die Zeit an Wert.
- Selbstständig nutzbar – er funktioniert für sich allein, nicht nur als Teil eines anderen Geräts.
Das letzte Kriterium ist der häufigste Stolperstein. Ein Drucker funktioniert allein und kann ein GWG sein. Ein einzelnes Bauteil, das nur im Zusammenspiel mit einem Hauptgerät läuft, ist dagegen nicht selbstständig nutzbar und fällt aus der Regel heraus.
Die Grenzen: 800 und 1.000 Euro
Im Kern gibt es zwei Wege, und beide hängen an Netto-Wertgrenzen:
- Sofortabschreibung bis 800 Euro netto: Liegen die Anschaffungskosten ohne Umsatzsteuer bei höchstens 800 Euro, kann der gesamte Betrag im Jahr der Anschaffung als Betriebsausgabe abgesetzt werden.
- Sammelposten bei 250 bis 1.000 Euro netto: Alternativ können Güter in einem Wertbereich bis 1.000 Euro in einem jährlichen Sammelposten (Pool) zusammengefasst und einheitlich über fünf Jahre abgeschrieben werden.
Maßgeblich ist immer der Nettowert, also der Preis ohne Umsatzsteuer – selbst dann, wenn man den Vorsteuerabzug gar nicht nutzt. Diese Werte sind seit Längerem etabliert, können sich aber durch Gesetzesänderungen verschieben; ein Blick auf den aktuellen Stand lohnt sich vor jeder Entscheidung.
Die Frage ist selten „darf ich abschreiben?", sondern „wann holt mir die Abschreibung den größten Vorteil?"
Sofortabschreibung oder Sammelposten?
Beide Methoden haben ihre Logik. Die Sofortabschreibung bringt den Aufwand komplett ins aktuelle Jahr – attraktiv, wenn der Gewinn hoch ist und sofort gedrückt werden soll. Der Sammelposten verteilt den Aufwand gleichmäßig über fünf Jahre und ist einfacher zu führen, weil ein einmal angeschafftes Gut nicht einzeln nachverfolgt werden muss, auch wenn es vorzeitig ausscheidet.
Wichtig ist die Konsistenz: Wer sich für ein Jahr für den Sammelposten entscheidet, muss alle Güter zwischen 250 und 1.000 Euro netto dieses Jahres einheitlich behandeln. Ein freies Springen zwischen den Methoden innerhalb desselben Jahres ist nicht vorgesehen. Diese Wahl trifft man also bewusst pro Wirtschaftsjahr.
Praxis für Selbstständige
Für Selbstständige mit Einnahmenüberschussrechnung ist die saubere GWG-Erfassung vor allem eine Frage der Belegdisziplin. Drei Punkte machen den Unterschied:
- Den Nettowert sofort auf dem Beleg notieren – damit ist die richtige Grenze auf einen Blick klar.
- GWG getrennt erfassen, damit das Anlageverzeichnis übersichtlich bleibt.
- Bei Anschaffungen nahe der Grenze prüfen, ob sich eine Sofortabschreibung oder der Pool im konkreten Jahr besser auswirkt.
Eine Buchhaltungslösung, die GWG automatisch erkennt und korrekt zuordnet, nimmt diese Routine ab und verhindert, dass am Jahresende mühsam sortiert werden muss. So wird aus einer steuerlichen Feinheit ein automatischer Vorteil, der im Tagesgeschäft einfach mitläuft.