Der häufigste Denkfehler bei mehreren eigenen Gesellschaften: „Das ist doch alles meins, da brauche ich keine Rechnungen." Steuerlich ist das falsch. Jede GmbH, jede UG und jedes Einzelunternehmen ist ein eigenes Steuersubjekt mit eigener Gewinnermittlung. Erbringt Firma A eine Leistung für Firma B, liegt grundsätzlich ein ganz normaler Leistungsaustausch vor — mit Rechnung, Umsatzsteuer und beidseitiger Buchung. Wer das ignoriert, verschiebt unbemerkt Gewinne zwischen den Gesellschaften und liefert der nächsten Betriebsprüfung einen dankbaren Ansatzpunkt.
Interne Rechnungen brauchen dieselben Pflichtangaben
Für die Rechnung zwischen zwei eigenen Firmen gelten die Pflichtangaben nach §14 UStG uneingeschränkt: vollständige Namen und Anschriften beider Gesellschaften, Steuernummer oder USt-IdNr. des Leistenden, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Fehlt etwas, gefährdet das den Vorsteuerabzug der empfangenden Gesellschaft — genau wie bei jeder Fremdrechnung. Eine Sonderrolle spielt die umsatzsteuerliche Organschaft: Liegt sie vor, sind Umsätze im Organkreis nicht steuerbare Innenumsätze. Ob die Voraussetzungen erfüllt sind, gehört allerdings in fachkundige Hände.
Der Fremdvergleich entscheidet über den Preis
Die zweite Baustelle ist der Verrechnungspreis. Maßstab ist der Fremdvergleich: Würde ein fremder Dritter für diese Leistung denselben Preis zahlen oder verlangen? Überlässt die Holding der Tochter Personal zum Nulltarif oder zahlt die Betriebsgesellschaft überhöhte Lizenzgebühren an die Schwester, drohen bei Kapitalgesellschaften verdeckte Gewinnausschüttung oder verdeckte Einlage. Die Folge: Das Finanzamt korrigiert die Gewinne beider Gesellschaften, oft Jahre rückwirkend und mit Zinsen.
Faustregel für die Praxis: Jede Leistung zwischen eigenen Firmen so dokumentieren und bepreisen, als säße auf der anderen Seite ein fremder Geschäftspartner mit eigenem Steuerberater.
Der Praxis-Workflow für saubere Intercompany-Abrechnung
- Schriftlicher Vertrag vorab: Leistung, Umfang, Preis und Abrechnungsrhythmus vor Leistungsbeginn festhalten — bei beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführern ist das klare Vorab-Vereinbaren besonders wichtig.
- Leistungsnachweise führen: Stundenaufstellungen, Nutzungsprotokolle oder Umlageschlüssel, damit die Leistung nicht nur behauptet, sondern belegt ist.
- Fester Rechnungslauf: Intercompany-Rechnungen monatlich oder quartalsweise stellen, mit eigener Nummernlogik pro Gesellschaft — nicht erst gesammelt zum Jahresende.
- Beidseitig buchen: Erlös bei der leistenden, Aufwand bei der empfangenden Firma, jeweils im selben Zeitraum.
- Tatsächlich zahlen oder verrechnen: Überweisung oder dokumentiertes Verrechnungskonto — dauerhaft offene interne Posten wirken wie Gestaltung auf dem Papier.
Warum das auch für Ihren Cashflow-Überblick zählt
Neben dem Steuerthema hat die saubere Verrechnung einen betriebswirtschaftlichen Effekt: Erst wenn jede Firma die Leistungen bezahlt, die sie tatsächlich verbraucht, zeigen die einzelnen Auswertungen die Wahrheit. Eine Betriebsgesellschaft, die kostenlos auf Personal, Software und Räume der Schwesterfirma zugreift, sieht auf dem Papier profitabler aus, als sie ist — und die tragende Gesellschaft schlechter. Wer Entscheidungen über Preise, Personal oder Investitionen trifft, braucht den unverzerrten Blick pro Gesellschaft und über alle Firmen hinweg.
Typische Fehler, die Prüfer sofort finden
In der Praxis scheitert die Intercompany-Abrechnung selten am Wissen, sondern an der Routine: Rechnungen werden rückwirkend für das ganze Jahr erstellt, Preise ohne Begründung glatt gerundet, Verträge erst geschrieben, wenn die Prüfungsanordnung im Briefkasten liegt. All das lässt sich vermeiden, wenn die Verrechnung wie ein normaler Kundenauftrag behandelt wird: Vertrag, Leistung, Rechnung, Zahlung — jeden Monat, ohne Ausnahme. Dann ist die Prüfung ein Abgleich statt einer Diskussion.