Für viele Betriebe ist die Inventur ein lästiger Termin zwischen den Jahren. Buchhalterisch ist sie einer der wenigen Vorgänge, die den ausgewiesenen Gewinn unmittelbar verändern: Der Wert des Vorratsvermögens am Stichtag geht direkt in die Gewinnermittlung ein. Wer zu hoch bewertet, weist Gewinn aus, den es nicht gibt — und zahlt darauf Steuern.
Was die Inventur genau ist
Die Inventur ist die körperliche Bestandsaufnahme, also das tatsächliche Zählen, Messen oder Wiegen. Das Ergebnis wird im Inventar festgehalten, einem Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden mit Menge und Wert. Erfasst wird dabei nicht nur das Warenlager, sondern auch Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, unfertige Erzeugnisse, Ersatzteile sowie geringwertige Wirtschaftsgüter, soweit sie erfasst werden müssen.
Wichtig ist die Reihenfolge: Zuerst wird gezählt, dann bewertet. Wer beim Zählen bereits über Werte nachdenkt, vermischt zwei Vorgänge, die getrennt geprüft werden.
Zulässige Verfahren
- Stichtagsinventur: Die Aufnahme erfolgt am oder zeitnah zum Bilanzstichtag. Der einfachste, aber betrieblich aufwendigste Weg.
- Zeitverschobene Inventur: Die Aufnahme findet innerhalb eines gesetzlich zulässigen Zeitraums vor oder nach dem Stichtag statt. Der Bestand wird wertmäßig auf den Stichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet.
- Permanente Inventur: Der Bestand wird laufend über die Lagerbuchführung geführt, die körperliche Aufnahme erfolgt einmal jährlich zu einem beliebigen Zeitpunkt. Voraussetzung ist eine ordnungsgemäße, lückenlose Lagerbuchführung.
- Stichprobeninventur: Bei geeigneten Beständen ist eine mathematisch-statistisch abgesicherte Teilaufnahme möglich, wenn das Verfahren anerkannten Grundsätzen entspricht.
Jedes Verfahren außer der reinen Stichtagsinventur steht und fällt mit der Dokumentation. Wer zeitverschoben aufnimmt, muss jede Bewegung zwischen Aufnahme und Stichtag belegen können. Ohne diesen Nachweis wird das Ergebnis nicht anerkannt.
Der Ablauf in der Praxis
Vor der Aufnahme steht die Vorbereitung: Lager aufräumen, Ware nach Artikeln sortieren, Zählbereiche festlegen und den Warenverkehr während der Aufnahme möglichst stoppen. Unvermeidbare Bewegungen werden gesondert erfasst und dem richtigen Zeitraum zugeordnet.
Die Aufnahme selbst erfolgt idealerweise im Zwei-Personen-Prinzip: Eine Person zählt, eine erfasst. Jeder Zählbeleg trägt Datum, Zählbereich, Artikelbezeichnung, Menge, Einheit und die Namen der Beteiligten. Diese Belege sind Teil der Buchführung und unterliegen der Aufbewahrungspflicht — sie gehören zusammen mit dem Inventar archiviert und nicht nach der Übertragung entsorgt.
Auffällige Differenzen zur Lagerbuchführung werden nachgezählt, nicht überschrieben. Bleibt eine Differenz bestehen, wird sie erfasst und mit einer Erklärung versehen — Schwund, Bruch, Diebstahl oder Buchungsfehler. Unerklärte Differenzen sind in einer Prüfung angreifbar.
Die Bewertung: der eigentliche Hebel
Vorräte werden grundsätzlich mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten angesetzt. Zu den Anschaffungskosten zählen neben dem Einkaufspreis auch Nebenkosten wie Fracht und Zölle, abzüglich Rabatten und Skonti. Bei selbst erstellten Erzeugnissen sind die Herstellungskosten maßgeblich, deren Umfang gesetzlich geregelt ist.
Darüber steht das Niederstwertprinzip: Ist der beizulegende Wert am Stichtag niedriger als die Anschaffungskosten, ist der niedrigere Wert anzusetzen. Das betrifft beschädigte Ware, Auslaufartikel, überalterte Bestände und Artikel, deren Marktpreis gefallen ist. Wer diesen Schritt überspringt, weist systematisch zu hohe Bestände und damit zu hohe Gewinne aus.
Wo es typischerweise klemmt
Vier Fehlerbilder wiederholen sich. Erstens die unterlassene Abwertung von Ladenhütern, weil sie einmal teuer eingekauft wurden. Zweitens die falsche Zuordnung von Ware, die unterwegs ist — hier entscheidet der vereinbarte Gefahrenübergang, nicht der Standort. Drittens vergessene Bestände außerhalb des Hauptlagers: Werkstattwagen, Kommissionsware, Material auf Baustellen. Viertens die Vermischung mit Fremdeigentum, das im eigenen Lager liegt und dort nicht hingehört.
Alle vier lassen sich durch eine schriftliche Vorbereitung vermeiden, die vor dem Zähltag festlegt, welche Bereiche zu erfassen sind und wer wofür zuständig ist. Diese Vorbereitung gehört in dieselbe Ablage wie die übrigen Unterlagen für den Jahresabschluss — dann liegt sie im Folgejahr bereits vor.
Verbrauchsfolgeverfahren und Festwerte
Sind gleichartige Gegenstände zu unterschiedlichen Preisen eingekauft worden, stellt sich die Frage, welcher Preis für den verbliebenen Bestand gilt. Zulässig sind unter bestimmten Voraussetzungen Vereinfachungen: die Durchschnittsbewertung, bei der ein gewichteter Mittelwert gebildet wird, sowie unter engeren Bedingungen Verbrauchsfolgeverfahren, die eine bestimmte Reihenfolge des Verbrauchs unterstellen.
Daneben existieren weitere Vereinfachungen. Bei Gegenständen von nachrangiger Bedeutung, deren Bestand kaum schwankt, kann unter bestimmten Voraussetzungen ein Festwert angesetzt und nur in größeren Abständen körperlich überprüft werden. Ebenso ist die Zusammenfassung gleichartiger Gegenstände zu Gruppen mit einem gewogenen Durchschnittswert möglich. Welches Verfahren im konkreten Fall zulässig und sinnvoll ist, gehört mit der Steuerberatung abgestimmt — ein einmal gewähltes Verfahren sollte zudem stetig beibehalten werden.
Was nach dem Zählen zu tun bleibt
- Abstimmung mit der Buchhaltung: Der ermittelte Bestand wird gegen die Buchbestände gestellt, Differenzen werden erfasst und begründet.
- Abwertungen dokumentieren: Jede Wertkorrektur braucht eine nachvollziehbare Begründung mit Artikel, Menge, ursprünglichem Wert und Grund.
- Inventar unterzeichnen: Das fertige Verzeichnis wird datiert und von den Verantwortlichen abgezeichnet.
- Vollständig archivieren: Zählbelege, Inventar und Bewertungsunterlagen gehören gemeinsam abgelegt und unterliegen der Aufbewahrungspflicht.
Wer diese vier Schritte unmittelbar nach der Zählung erledigt statt sie in den Januar zu schieben, hat den aufwendigsten Teil des Jahresabschlusses bereits abgeschlossen — und muss Sachverhalte nicht Monate später aus der Erinnerung rekonstruieren.