Wer Bargeldeinnahmen hat, führt eine Kasse — ob er sie so nennt oder nicht. Für die Buchhaltung ist die Kasse ein Bestandskonto wie ein Bankkonto: Es hat einen Anfangsbestand, Zu- und Abgänge und einen Endbestand. Der entscheidende Unterschied zur Bank ist, dass niemand von außen bestätigt, was darin passiert ist.
Die drei Grundsätze
- Kassensturzfähigkeit: Der rechnerische Kassenbestand muss jederzeit mit dem tatsächlich gezählten Bargeld übereinstimmen. Diese Prüfung muss ohne Vorbereitung möglich sein.
- Täglich aufzeichnen: Kasseneinnahmen und -ausgaben sind grundsätzlich täglich festzuhalten. Eine Nachbearbeitung am Monatsende ist der klassische Befund.
- Keine negativen Bestände: Eine Kasse kann nicht weniger als null enthalten. Ein rechnerisch negativer Bestand belegt zwingend einen Fehler in der Aufzeichnung.
Ein negativer Kassenbestand ist der einzelne Befund, der eine Kassenführung am schnellsten insgesamt verwirft. Er ist rein rechnerisch unmöglich und beweist damit, dass Vorgänge fehlen oder falsch datiert sind — unabhängig davon, wie ordentlich der Rest aussieht.
Offene Ladenkasse oder elektronische Kasse
Wer keine elektronische Registrierkasse einsetzt, führt eine offene Ladenkasse. Das ist zulässig, verlangt aber einen täglichen Zählnachweis: Das Bargeld wird gezählt, das Ergebnis wird auf einem Zählprotokoll festgehalten, und daraus wird die Tageseinnahme rückwärts ermittelt. Dieses Protokoll ist der Beleg — ohne ihn existiert die Einnahme nur als Behauptung.
Wird eine elektronische Kasse genutzt, gelten zusätzliche Anforderungen an Manipulationssicherheit, Belegausgabe und Datenexport. Das Kassenbuch wird dann meist aus den Tagesabschlüssen gespeist, ersetzt aber nicht die Pflicht, den tatsächlichen Bestand regelmäßig zu prüfen.
Was in jede Zeile gehört
Eine belastbare Aufzeichnung enthält je Vorgang: Datum, fortlaufende Belegnummer, Art des Vorgangs, Betrag, Steuersatz und den neuen Kassenbestand. Bei Ausgaben kommt der Empfänger dazu, bei Einlagen und Entnahmen der Grund. Die Belegnummer verbindet Zeile und Papier — fehlt sie, ist die Zuordnung im Nachhinein aufwendig bis unmöglich.
- Privatentnahmen und -einlagen gehören einzeln in die Kasse, nicht in eine Sammelbuchung am Monatsende.
- Geldtransit zur Bank ist ein eigener Vorgang mit Datum und Betrag, kein Verschwinden aus der Kasse.
- Wechselgeldbestand zählt zum Kassenbestand und wird nicht separat geführt.
- Trinkgeld wird getrennt behandelt, je nachdem ob es dem Betrieb oder den Mitarbeitern zusteht.
Die Form: Papier, Tabelle, Software
Ein handschriftlich geführtes Kassenbuch ist zulässig, solange es fortlaufend und ohne Radierungen geführt wird. Eine gewöhnliche Tabellenkalkulation dagegen ist problematisch, weil Einträge jederzeit unbemerkt änderbar sind — sie erfüllt die Anforderung an Unveränderbarkeit ohne zusätzliche Maßnahmen nicht. Wer digital arbeitet, sollte eine Lösung nutzen, die Änderungen protokolliert und den ursprünglichen Eintrag erhält.
Korrekturen sind ausdrücklich erlaubt, müssen aber nachvollziehbar sein: Der ursprüngliche Wert bleibt lesbar, die Änderung wird mit Datum und Grund ergänzt. Ein sauber dokumentierter Fehler schadet nicht — ein unsichtbar überschriebener schon.
Aufbewahrung und Zugriff
Kassenaufzeichnungen und die zugehörigen Belege sind zehn Jahre aufzubewahren, digitale Aufzeichnungen in maschinell auswertbarer Form. Ein Ausdruck genügt dafür nicht. Wer die Kassenführung über eine Software abwickelt, muss außerdem sicherstellen, dass die Daten auch nach einem Anbieterwechsel noch lesbar sind. Die allgemeinen Anforderungen an die Belegablage sind im Beitrag zur GoBD-konformen Belegerfassung beschrieben.
Was in der Prüfung schiefgeht
- Rundungsmuster: Tageseinnahmen, die auffällig oft glatt enden, deuten auf geschätzte statt gezählte Werte hin.
- Sonntagsbuchungen im geschlossenen Betrieb: Ein Klassiker, der zeigt, dass nachträglich gefüllt wurde.
- Fehlende Zählprotokolle: Bei offener Ladenkasse der häufigste Mangel überhaupt.
- Kassenbestände in unrealistischer Höhe: Mehrere zehntausend Euro dauerhaft in der Ladenkasse sind erklärungsbedürftig.
Führen mehrere dieser Punkte zusammen, kann die gesamte Kassenführung verworfen und die Besteuerungsgrundlage geschätzt werden. Die Beweislast liegt dann faktisch beim Betrieb — und ohne Aufzeichnungen gibt es nichts, womit er sie tragen könnte.
Der Aufwand im Verhältnis
Ein sauber geführtes Kassenbuch kostet in einem kleinen Betrieb wenige Minuten am Tag: zählen, eintragen, Beleg ablegen. Der Zeitaufwand einer Schätzung und der anschließenden Auseinandersetzung liegt in einer anderen Größenordnung — und das Ergebnis fällt in aller Regel nicht zugunsten des Betriebs aus.