Die Rechtsgrundlage ist § 33 UStDV: Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt, gelten deutlich reduzierte Pflichtangaben gegenüber dem vollen Katalog des § 14 Abs. 4 UStG. Die Grenze wurde 2017 von 150 auf 250 Euro angehoben und gilt pro Rechnung — nicht pro Position und nicht pro Tag. Entscheidend ist der Bruttobetrag: 250,00 Euro fallen noch unter die Vereinfachung, 250,01 Euro nicht mehr.
Fünf Angaben reichen
Eine Kleinbetragsrechnung ist vollständig, wenn sie diese Punkte enthält:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmers — vollständig, nicht nur ein Firmenlogo
- Ausstellungsdatum
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung — „Diverses“ genügt nicht, „2× Toner XY“ schon
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe, also der Bruttobetrag
- Steuersatz (19 oder 7 Prozent) oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Bemerkenswert ist, was nicht nötig ist: keine Angaben zum Leistungsempfänger, keine Steuernummer oder USt-IdNr., keine fortlaufende Rechnungsnummer, kein gesondert ausgewiesener Nettobetrag und kein Leistungsdatum. Genau deshalb funktioniert der Kassenbon vom Baumarkt als vollwertiger Vorsteuerbeleg — sofern die fünf Punkte draufstehen.
Vorsteuer: herausrechnen statt ablesen
Da der Steuerbetrag nicht gesondert ausgewiesen sein muss, wird die Vorsteuer aus dem Bruttobetrag herausgerechnet. Beispiel: Ein Beleg über 238 Euro brutto mit dem Vermerk „inkl. 19 % USt“ ergibt 238 ÷ 1,19 = 200 Euro netto und damit 38 Euro Vorsteuer. Beim ermäßigten Satz entsprechend: 107 Euro brutto ÷ 1,07 = 100 Euro netto, 7 Euro Vorsteuer. Fehlt der Steuersatz auf dem Beleg, gibt es nichts herauszurechnen — der Vorsteuerabzug entfällt komplett. Das ist der häufigste Fehler in der Praxis: Quittungsblöcke, auf denen nur ein Betrag steht, ohne Steuersatz und ohne vollständige Anschrift des Ausstellers.
Die 250-Euro-Grenze ist keine Bagatellgrenze für Sorgfalt: Ein Beleg über 19 Euro ohne Steuersatz kostet 3,03 Euro Vorsteuer — bei 300 solcher Belege im Jahr sind das über 900 Euro, die im Betrieb bleiben könnten. Kleinbeträge summieren sich; die Prüfroutine sollte deshalb für jeden Beleg gleich sein, egal wie klein er ist.
Wann die Vereinfachung nicht gilt
Drei Fallgruppen sind ausdrücklich ausgenommen, auch unter 250 Euro: der innergemeinschaftliche Versandhandel bzw. Fernverkauf, innergemeinschaftliche Lieferungen nach § 6a UStG und Umsätze, bei denen die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht (Reverse Charge, § 13b UStG). In diesen Fällen braucht es immer eine vollständige Rechnung mit allen Pflichtangaben. Ebenfalls wichtig: Für die Bewirtung gelten eigene Nachweisregeln — der Bewirtungsbeleg braucht zusätzlich Anlass und Teilnehmer, und über 250 Euro muss die Rechnung zwingend auf den Namen des Bewirtenden ausgestellt sein.
Kleinbetragsrechnung und E-Rechnungspflicht
Mit der E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäft stellt sich die Frage neu — und hier gibt es Entwarnung: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Sie dürfen weiterhin als Papierbeleg oder einfaches PDF ausgestellt werden. Für die Buchhaltung heißt das aber nicht Stillstand: Auch der Papierbon muss GoBD-konform archiviert werden, und Thermopapier verblasst. Der bewährte Prozess: Beleg direkt nach Erhalt fotografieren oder scannen, digital der Buchung zuordnen, Original bis zur gesicherten Archivierung aufheben.
Praxisroutine für den Alltag
Drei Handgriffe machen Kleinbelege unproblematisch. Erstens am Point of Sale prüfen: Steht der Steuersatz drauf? Ist der Aussteller vollständig? Zehn Sekunden an der Kasse ersparen die spätere Korrekturschleife. Zweitens sofort digitalisieren — der Beleg, der erst am Monatsende aus der Jackentasche kommt, ist der Beleg, der fehlt. Drittens die Grenze im Kopf behalten: Liegt der Einkauf über 250 Euro, direkt eine vollständige Rechnung mit Firmenanschrift verlangen. Nachträglich ausgestellte Rechnungen sind möglich, kosten aber Zeit — und bei Laufkundschaft oft Nerven.