Geschäftsreisen und Bewirtungen sind legitime Betriebsausgaben, die die Steuerlast senken. Doch das Finanzamt schaut hier genau hin, weil die Grenze zum privaten Vergnügen fließend ist. Wer die Regeln und Formalien kennt, holt sich den vollen Abzug — wer schludert, verliert ihn.
Reisekosten: Was abziehbar ist
Bei einer beruflich veranlassten Reise sind grundsätzlich abziehbar: Fahrtkosten, Übernachtung, Reisenebenkosten und Verpflegungsmehraufwand. Wichtig ist die berufliche Veranlassung und ihre Nachweisbarkeit — Anlass, Datum, Ziel und Dauer sollten dokumentiert sein.
- Fahrtkosten: tatsächliche Kosten oder Kilometerpauschale
- Übernachtung: gegen Beleg, das Frühstück wird gesondert behandelt
- Verpflegungsmehraufwand: über gesetzliche Pauschalen nach Abwesenheitsdauer, nicht über Einzelbelege
Verpflegungspauschale statt Einzelbeleg
Für die Verpflegung auf Reisen gelten feste Pauschalen, gestaffelt nach Abwesenheitsdauer und — bei Auslandsreisen — nach Land. Sie werden unabhängig von den tatsächlichen Essenskosten angesetzt. Einzelne Restaurantbelege für die eigene Verpflegung bringen hier nichts; die Pauschale ist der Weg.
Bei Reisekosten zählt der dokumentierte Anlass, bei der Bewirtung der formgerechte Beleg. Fehlt eine Pflichtangabe, streicht das Finanzamt — unabhängig davon, wie betrieblich die Ausgabe war.
Bewirtung: 70 Prozent und strenge Formvorschriften
Geschäftliche Bewirtungen sind zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar; 30 Prozent gelten als nicht abziehbar. Voraussetzung ist ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg. Dieser muss insbesondere enthalten: Datum, Ort, Anlass, die Namen aller Teilnehmer — auch den eigenen — sowie die Höhe der Aufwendungen. In Restaurants ist die maschinell erstellte, registrierte Rechnung Pflicht; ein handschriftlicher Beleg reicht nicht.
Bewirtung von Mitarbeitern
Anders als die geschäftliche Bewirtung von Geschäftspartnern ist die rein betriebliche Bewirtung eigener Mitarbeiter — etwa bei internen Besprechungen — unter bestimmten Voraussetzungen voll abziehbar. Die saubere Trennung beider Fälle ist wichtig, weil unterschiedliche Regeln gelten.
Der praktische Rat
Halten Sie Belege sofort fest und ergänzen Sie Anlass und Teilnehmer direkt vor Ort — nachträglich fehlt oft die Erinnerung. Eine digitale Buchhaltung, die Belege erfasst und den Pflichtangaben zuordnet, verhindert, dass am Jahresende absetzbare Ausgaben mangels korrektem Nachweis verloren gehen.