Buchhaltung selber machen: Was Selbstständige selbst erledigen und wo der Steuerberater bleibt

Ja, die laufende Buchhaltung lässt sich selbst machen, und für viele Selbstständige ist das der Normalfall. Dazu gehören das Erfassen der Belege, der Abgleich mit dem Bankkonto, das Schreiben von Rechnungen, die Umsatzsteuer-Voranmeldung und die Überwachung offener Posten. Rechtlich steht dem nichts entgegen, solange es um die eigenen Bücher geht. Die Grenze verläuft nicht beim Dürfen, sondern beim Können und beim Zeitaufwand: Jahresabschluss, Steuererklärungen und alle Sachverhalte mit Auslegungsspielraum sind die Stellen, an denen der Steuerberater bleibt.

Was laufende Buchhaltung tatsächlich umfasst

Der Begriff „Buchhaltung“ wird oft mit dem Jahresabschluss verwechselt. Die laufende Buchhaltung ist etwas anderes: Sie hält fest, was im Betrieb passiert, und zwar zeitnah und vollständig. Fünf Tätigkeiten machen den Kern aus.

• Belege erfassen: Jede Ausgangs- und Eingangsrechnung, jeder Kassenbon und jede Quittung wird digital abgelegt und dem richtigen Geschäftsvorfall zugeordnet.
• Bank abgleichen: Jede Buchung auf dem Geschäftskonto bekommt einen Beleg oder eine Erklärung. Offene Zuordnungen sind der häufigste Grund für spätere Rückfragen.
• Rechnungen schreiben: Mit allen Pflichtangaben nach § 14 UStG, fortlaufender Nummer und korrektem Steuersatz.
• Umsatzsteuer-Voranmeldung: Monatlich oder vierteljährlich die Umsatzsteuer aus Ausgangsrechnungen mit der Vorsteuer aus Eingangsrechnungen verrechnen und elektronisch melden.
• Offene Posten überwachen: Wer hat noch nicht bezahlt, wem wurde noch nicht bezahlt, und was ist überfällig.

Alles davon entsteht ohnehin im Betrieb. Die Frage ist nicht, ob diese Arbeit anfällt, sondern wer sie erledigt und wie viel davon doppelt gemacht wird, wenn die Kanzlei sie nachträglich aus Kontoauszügen rekonstruieren muss.

Was man selbst darf und was Dritten vorbehalten ist

Das Steuerberatungsgesetz regelt nicht, was ein Unternehmer für sich selbst tun darf, sondern wer anderen geschäftsmäßig in Steuersachen helfen darf (§ 5 StBerG). Für die eigenen Bücher, den eigenen Jahresabschluss und die eigenen Steuererklärungen gibt es keine Beschränkung. Ein Einzelunternehmer darf seine Einnahmenüberschussrechnung selbst erstellen und seine Erklärungen selbst abgeben, ebenso wie ein Geschäftsführer die Erklärungen seiner Gesellschaft.

Anders sieht es aus, sobald Dritte helfen. Wer weder Steuerberater ist noch einer anderen befugten Berufsgruppe angehört, darf nach § 6 StBerG nur eng umgrenzte Tätigkeiten übernehmen, etwa mechanische Arbeitsgänge bei der Buchführung oder das Buchen laufender Geschäftsvorfälle, Letzteres nur mit einer im Gesetz beschriebenen Qualifikation. Das Kontieren von Belegen und das Erteilen von Buchungsanweisungen nimmt das Gesetz dabei ausdrücklich aus dem Bereich der mechanischen Arbeitsgänge heraus. Praktisch heißt das: Der befreundete Buchhalter, der nebenbei „mal drüberschaut“, bewegt sich schnell außerhalb des Erlaubten. Wer sich unsicher ist, klärt die Rolle vorher, nicht in der Betriebsprüfung.

Daraus folgt eine einfache Faustregel: Selbst erledigen ist rechtlich unproblematisch. Hilfe einkaufen ist nur bei befugten Personen unproblematisch. Wie die Zusammenarbeit dann im Alltag aussieht, ist in Schnittstelle zum Steuerberater beschrieben.

GoBD: Die Regeln, die auch für Selbermacher gelten

Wer selbst bucht, unterliegt denselben Anforderungen wie eine Kanzlei. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) verlangen, dass Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sind. Bareinnahmen sind täglich festzuhalten (§ 146 Abs. 1 AO), unbare Geschäftsvorfälle sollen zeitnah erfasst werden, und eine einmal gebuchte Position darf nicht spurlos verändert werden.

Für Selbermacher bedeutet das vor allem drei Dinge. Belege werden digital und unveränderbar abgelegt, nicht in einem Ordner auf dem Desktop, der sich überschreiben lässt. Der Erfassungsweg wird in einer kurzen Verfahrensdokumentation festgehalten, damit ein Prüfer nachvollziehen kann, wie ein Beleg vom Eingang bis zur Buchung wandert. Und die Aufbewahrungsfristen nach § 147 AO werden eingehalten. Was im Einzelnen dazugehört, steht in GoBD-konform belegen.

EÜR oder Bilanz: Die Weiche vor allem anderen

Ob Selbermachen realistisch ist, entscheidet sich an der Gewinnermittlungsart. Wer nicht buchführungspflichtig ist, ermittelt den Gewinn mit der Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Abs. 3 EStG. Sie folgt dem Zufluss- und Abflussprinzip: Gezählt wird, was tatsächlich gezahlt wurde. Das ist überschaubar und mit etwas Sorgfalt gut allein zu bewältigen.

Die Bilanz ist eine andere Liga. Sie verlangt Inventur, Abgrenzungen, Rückstellungen, ein Anlagenverzeichnis und doppelte Buchführung. Buchführungspflichtig ist, wer als Kaufmann im Handelsregister steht oder die Grenzen des § 141 AO überschreitet; Einzelkaufleute können unter den Voraussetzungen des § 241a HGB befreit sein. Die konkreten Schwellenwerte wurden zuletzt angehoben und gehören für das eigene Jahr geprüft. Wer bilanzieren muss, kann die laufende Erfassung weiterhin selbst machen, der Abschluss selbst gehört dann aber in fachkundige Hände. Die Entscheidung im Detail: EÜR vs. Bilanz.

Eine Wochenroutine, die trägt

Buchhaltung scheitert selten am Wissen, fast immer am Rhythmus. Wer einmal im Quartal einen Karton öffnet, hat keine Buchhaltung, sondern eine Rekonstruktion. Eine feste Routine mit einem festen Zeitfenster pro Woche reicht bei den meisten Solo-Selbstständigen aus.

1. Belege einsammeln: Eingangsrechnungen aus dem Postfach, Bons aus der Tasche, Rechnungen aus Portalen. Alles in eine Inbox, digital.
2. Bank abgleichen: Jede Buchung der Woche bekommt ihren Beleg. Was keinen hat, wird sofort nachgefordert, nicht in drei Monaten.
3. Rechnungen schreiben: Erbrachte Leistungen werden in derselben Woche fakturiert. Jede Woche Verzögerung verschiebt Liquidität nach hinten.
4. Offene Posten prüfen: Fällige Forderungen anmahnen, fällige Verbindlichkeiten einplanen.
5. Zum Monatsende: Umsatzsteuer-Voranmeldung erstellen und übermitteln, Auswertung kurz lesen.

Die Werkzeuge sind zweitrangig. Wichtig ist, dass Belegablage, Bankanbindung und Rechnungsstellung in einem System liegen, damit der Abgleich nicht von Hand passiert. Wie das mit wenig Aufwand läuft, zeigt Bankabgleich automatisieren.

Typische Fehler, die Selbermacher teuer bezahlen

Die Fehler wiederholen sich über Branchen hinweg. Sie sind nicht fachlich anspruchsvoll, sondern organisatorisch.

• Privat und Firma vermischt: Ein gemeinsames Konto macht jeden Abgleich zur Detektivarbeit und liefert Prüfern eine offene Flanke. Ein getrenntes Geschäftskonto ist die erste Maßnahme, noch vor jeder Software. Mehr dazu in Privatentnahmen.
• Belege fehlen: Ohne Beleg kein Betriebsausgabenabzug und kein Vorsteuerabzug. Ein fehlender Beleg über einen kleinen Betrag kostet wenig, hundert fehlende Belege im Jahr sind ein Muster, das Schätzungen rechtfertigt.
• Umsatzsteuer-Fristen verpasst: Verspätungs- und Säumniszuschläge entstehen automatisch. Die Voranmeldung gehört in den Kalender, nicht ins Gedächtnis. Fristen und Dauerfristverlängerung: Umsatzsteuer-Voranmeldung.
• Kleinunternehmergrenze übersehen: Wer die Regelung nach § 19 UStG nutzt, muss die Umsatzgrenzen im Blick behalten. Werden sie überschritten, greift die Regelbesteuerung, und Rechnungen ohne Umsatzsteuer werden zum Problem. Die Grenzen wurden zuletzt neu gefasst und gehören jährlich geprüft.
• Rechnungen ohne Pflichtangaben: Fehlt eine Angabe nach § 14 UStG, verliert der Kunde den Vorsteuerabzug und meldet sich mit einer Korrekturbitte, im schlechtesten Fall Monate später.

Arbeitsteilung mit dem Steuerberater

Selbermachen heißt nicht, ganz ohne Kanzlei zu arbeiten. Die wirtschaftlich sinnvolle Aufteilung ist bei den meisten Selbstständigen dieselbe: Die laufende Erfassung, der Bankabgleich, die Rechnungsstellung und die Voranmeldungen liegen im Betrieb. Jahresabschluss oder EÜR-Prüfung, Steuererklärungen, Sonderfälle und die Vertretung gegenüber dem Finanzamt liegen bei der Kanzlei.

Damit das funktioniert, braucht es eine klare Übergabe: ein fester Stichtag je Monat oder Quartal, ein vereinbartes Format für Belege und Bankdaten und eine kurze Notiz zu allem, was ungewöhnlich war. Wer sauber vorarbeitet, zahlt für Prüfung und Abschluss, nicht für das Sortieren von Belegen. Und er bekommt nebenbei etwas, das keine Kanzlei liefern kann: aktuelle Zahlen, die er selbst versteht, weil er sie selbst erzeugt hat.

Wo Selbermachen an Grenzen stößt

Es gibt Konstellationen, in denen die eigene Buchhaltung mehr kostet, als sie spart, auch wenn kein Cent an eine Kanzlei fließt. Zeit, Fehlerrisiko und Nachbesserung sind reale Kosten.

• Bilanzierungspflicht: Abgrenzungen, Rückstellungen und Bewertungsfragen brauchen Erfahrung. Die laufende Erfassung bleibt machbar, der Abschluss nicht.
• Personal: Lohnabrechnung, Sozialversicherungsmeldungen und Lohnsteueranmeldung haben eigene Fristen und eigene Fehlerquellen. Das ist der Punkt, an dem die meisten Selbermacher zu Recht abgeben.
• Auslandsumsätze: Reverse-Charge, Zusammenfassende Meldung, OSS-Verfahren und Fremdwährungen vervielfachen die Regeln. Ein Fehler wirkt sich auf mehrere Meldungen gleichzeitig aus.
• Mehrere Firmen: Intercompany-Verrechnung, Organschaft und getrennte Kontenrahmen sind für eine Person schwer sauber zu halten, sobald Leistungen zwischen den eigenen Gesellschaften fließen.
• Kein Rhythmus: Wer weiß, dass er die Wochenroutine nicht durchhält, plant das ehrlich ein. Eine Kanzlei, die monatlich bucht, ist besser als ein eigenes System, das im März aufhört.

In allen fünf Fällen bleibt ein Teil der Arbeit im Betrieb, weil die Belege dort entstehen. Was sich ändert, ist die Grenze, ab der Fachwissen die Sorgfalt ersetzen muss.