Zwei Unternehmen schreiben dieselbe Rechnung über denselben Betrag — und führen die enthaltene Umsatzsteuer zu völlig unterschiedlichen Zeitpunkten ans Finanzamt ab. Der Grund ist eine Weichenstellung, die viele gar nicht bewusst getroffen haben: Soll- oder Ist-Versteuerung. Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet hier zwischen der Besteuerung nach vereinbarten Entgelten (§ 16 UStG, Soll) und nach vereinnahmten Entgelten (§ 20 UStG, Ist). Für die Liquidität ist dieser Unterschied alles andere als eine Formalie.
Soll-Versteuerung erklärt
Die Soll-Versteuerung ist der gesetzliche Regelfall. Hier entsteht die Umsatzsteuer mit der Ausführung der Leistung beziehungsweise mit der Rechnungsstellung — und zwar unabhängig davon, ob der Kunde schon gezahlt hat. Das heißt: Sie melden die Umsatzsteuer in der Voranmeldung des Zeitraums, in dem die Rechnung gestellt wurde, und führen sie ans Finanzamt ab. Hat der Kunde ein langes Zahlungsziel oder zahlt schleppend, müssen Sie die Umsatzsteuer trotzdem schon vorfinanzieren — Sie strecken dem Staat Geld vor, das Sie selbst noch gar nicht erhalten haben.
Ist-Versteuerung erklärt
Bei der Ist-Versteuerung kehrt sich das um. Die Umsatzsteuer wird erst dann fällig, wenn der Kunde tatsächlich zahlt — also mit dem Zahlungseingang. Solange die Rechnung offen ist, müssen Sie auch die darin enthaltene Umsatzsteuer nicht abführen. Das ist deutlich schonender für die Liquidität, weil Sie nie Steuer auf Geld zahlen, das noch aussteht. Gerade bei langen Zahlungszielen oder dem Risiko von Zahlungsausfällen ist das ein spürbarer Vorteil.
Der Kernunterschied in einem Satz: Soll-Versteuerung knüpft an die Rechnung an, Ist-Versteuerung an die Zahlung. Wer auf sein Geld wartet, wartet bei der Ist-Versteuerung auch mit der Steuer.
Wer die Ist-Versteuerung beantragen darf
Die Ist-Versteuerung steht nicht jedem offen — sie ist an Voraussetzungen nach § 20 UStG geknüpft. In Frage kommen insbesondere:
- Umsatzgrenze: Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr eine bestimmte gesetzliche Grenze nicht überschritten hat. Diese Grenze wird gelegentlich angepasst — prüfen Sie den aktuell gültigen Wert, statt sich auf eine ältere Zahl zu verlassen.
- Freiberufler: Angehörige der freien Berufe können die Ist-Versteuerung häufig unabhängig von der Umsatzgrenze nutzen.
- Nicht-Bilanzierende: Wer nicht zur Buchführung verpflichtet ist und keine Bilanz erstellt, kommt ebenfalls regelmäßig in Betracht.
Ob Sie konkret die Voraussetzungen erfüllen, hängt vom Einzelfall ab und sollte mit dem aktuell gültigen Rahmen abgeglichen werden.
Ein Rechenbeispiel zum Cashflow
Der Effekt wird an einem einfachen Fall greifbar. Sie stellen Ende März eine Rechnung über einen größeren Auftrag, der Kunde hat ein Zahlungsziel von 60 Tagen und zahlt Ende Mai. Bei der Soll-Versteuerung melden Sie die enthaltene Umsatzsteuer bereits in der Voranmeldung für März und führen sie entsprechend ab — Wochen, bevor das Geld auf Ihrem Konto ist. Sie finanzieren die Steuer also aus eigener Liquidität vor. Bei der Ist-Versteuerung dagegen entsteht die Umsatzsteuer erst im Mai, wenn die Zahlung eingeht; Sie führen sie genau dann ab, wenn auch das zugehörige Geld da ist. Über viele Rechnungen und lange Zahlungsziele summiert sich dieser Zeitversatz zu einem spürbaren Liquiditätsunterschied, der gerade in Wachstumsphasen den Ausschlag geben kann.
Vorsteuerabzug bleibt getrennt
Wichtig zur Klarstellung: Die Wahl zwischen Soll und Ist betrifft die Umsatzsteuer auf Ihre Ausgangsleistungen. Der Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen folgt eigenen Regeln und ist davon zu trennen. Auch bei der Ist-Versteuerung ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich an die Voraussetzungen wie eine ordnungsgemäße Rechnung gebunden — das eine bedingt nicht automatisch das andere.
Antrag beim Finanzamt
Die Ist-Versteuerung wird nicht automatisch gewährt, sondern muss beim Finanzamt beantragt werden. Der Antrag ist in der Regel formlos möglich — viele stellen ihn direkt beim Start des Unternehmens oder über ihren Steuerberater. Wird er genehmigt, gilt die Ist-Versteuerung für die Zukunft; rückwirkend lässt sich daran in der Regel nichts ändern. Es lohnt sich daher, die Frage früh zu klären.
Für wen sich was lohnt
Die Faustregel ist einfach: Wer lange Zahlungsziele gewährt, mit verzögerten Zahlungen lebt oder ein erhöhtes Risiko von Forderungsausfällen hat, profitiert von der Ist-Versteuerung — sie verhindert, dass Steuer auf noch nicht erhaltenes Geld fällig wird. Wer dagegen ohnehin überwiegend sofort bezahlt wird, hat in der Praxis kaum einen Liquiditätsunterschied. Eine Buchhaltung, die offene Posten und Zahlungseingänge sauber führt, macht die richtige Behandlung in beiden Fällen einfach. Fragen dazu beantwortet Julien unter [email protected].