Bei der Sollversteuerung — dem Regelfall für die meisten Unternehmen — entsteht die Umsatzsteuer mit Ausführung der Leistung, nicht mit Zahlungseingang. Das bedeutet: Sie führen Umsatzsteuer für Rechnungen ab, die noch offen sind. Fällt die Forderung anschließend aus, ist die Steuer zunächst gezahlt, aber nicht verloren — sie muss berichtigt werden. Das passiert allerdings nicht automatisch.
Zwei getrennte Vorgänge
Wichtig ist die Trennung, weil beide unterschiedlichen Regeln folgen:
- Ertragsteuerlich: Die Forderung wird wertberichtigt oder ausgebucht — sie mindert den Gewinn.
- Umsatzsteuerlich: Die Bemessungsgrundlage wird berichtigt — die abgeführte Umsatzsteuer wird zurückgeholt.
Beide Schritte gehören in denselben Voranmeldungs- beziehungsweise Abschlusszeitraum, in dem die Uneinbringlichkeit feststeht. Der häufigste Fehler in der Praxis ist, nur den ersten Schritt zu machen und die Umsatzsteuer stehen zu lassen.
Bei einer offenen Bruttoforderung entspricht die enthaltene Umsatzsteuer einem erheblichen Anteil des Ausfalls. Wer sie nicht berichtigt, verdoppelt den Schaden ohne Not.
Wann gilt eine Forderung als uneinbringlich?
Uneinbringlichkeit setzt mehr voraus als eine überschrittene Zahlungsfrist, aber weniger als einen abgeschlossenen Insolvenzfall. Maßgeblich ist, dass mit einer Zahlung in absehbarer Zeit nach objektiver Einschätzung nicht mehr zu rechnen ist. Typische Anhaltspunkte:
- Der Schuldner bestreitet die Forderung substantiiert.
- Ein Insolvenzverfahren wurde eröffnet oder mangels Masse abgelehnt.
- Vollstreckungsversuche sind erfolglos geblieben.
- Der Schuldner ist nachweislich unbekannt verzogen.
- Ein Vergleich wurde geschlossen, bei dem auf einen Teil verzichtet wurde.
Solange nur gemahnt wird und der Schuldner erreichbar ist, liegt in der Regel noch keine Uneinbringlichkeit vor — dann kommt allenfalls eine Zweifelhaftigkeit mit entsprechender Wertberichtigung in Betracht.
Zweifelhaft, uneinbringlich, pauschal
- Zweifelhafte Forderung: Der Ausfall ist wahrscheinlich, aber nicht sicher. Bilanzierende bilden eine Einzelwertberichtigung auf den Nettobetrag. Umsatzsteuerlich ändert sich hier noch nichts.
- Uneinbringliche Forderung: Der Ausfall steht fest. Die Forderung wird ausgebucht, die Umsatzsteuer berichtigt.
- Pauschalwertberichtigung: Ein aus Erfahrungswerten abgeleiteter Prozentsatz auf den nicht einzeln berichtigten Bestand. Sie wirkt nur ertragsteuerlich und rechtfertigt keine Umsatzsteuerkorrektur.
Wer eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt, kennt die Wertberichtigung nicht: Dort wirkt der Ausfall schlicht dadurch, dass die Einnahme nie erfasst wird. Die Umsatzsteuerberichtigung bleibt aber relevant, sofern nach vereinbarten Entgelten versteuert wird.
Die Berichtigung praktisch durchführen
Die Korrektur erfolgt in der Voranmeldung des Zeitraums, in dem die Uneinbringlichkeit eingetreten ist — nicht rückwirkend im ursprünglichen Zeitraum. Eine korrigierte Rechnung ist dafür nicht nötig und wäre sogar falsch: Die Leistung wurde erbracht, die Rechnung bleibt bestehen. Berichtigt wird die Bemessungsgrundlage, nicht das Dokument.
Auf der anderen Seite gilt dasselbe spiegelbildlich: Der Leistungsempfänger muss den in Anspruch genommenen Vorsteuerabzug ebenfalls korrigieren, wenn er nicht zahlt. Das wird häufig übersehen und ist ein regelmäßiger Prüfungspunkt.
Wenn doch noch gezahlt wird
Zahlt der Schuldner später ganz oder teilweise, wird erneut berichtigt — der Vorgang dreht sich um. Ertragsteuerlich entsteht ein Ertrag, umsatzsteuerlich wird die Steuer wieder geschuldet. Deshalb sollten abgeschriebene Forderungen nicht gelöscht, sondern in einem separaten Bestand weitergeführt werden. Wer sie aus dem System entfernt, verliert die Grundlage für spätere Zahlungseingänge und für die Verjährungsüberwachung.
Dokumentation, die der Prüfung standhält
Eine Umsatzsteuerberichtigung wird bei einer Betriebsprüfung regelmäßig hinterfragt. Entscheidend ist deshalb nicht die Buchung, sondern der Nachweis, dass die Uneinbringlichkeit zum gewählten Zeitpunkt tatsächlich vorlag. In die Akte gehören: die ursprüngliche Rechnung, der vollständige Mahnverlauf mit Daten, Korrespondenz mit dem Schuldner, gegebenenfalls Mahnbescheid, Vollstreckungsversuch oder Insolvenzbekanntmachung sowie eine kurze schriftliche Einschätzung, warum mit einer Zahlung nicht mehr zu rechnen ist. Wer diese Unterlagen erst im Prüfungsjahr zusammensucht, findet sie oft nicht mehr — und verliert die Berichtigung nachträglich. Sinnvoll ist ein fester Ablageort je Vorgang, der zusammen mit der Buchung angelegt wird, nicht danach.
Der wirksamste Hebel liegt vorher
Abschreibung ist Schadensbegrenzung. Der eigentliche Hebel liegt im Prozess davor: klare Zahlungsziele, Bonitätsprüfung bei größeren Aufträgen, Anzahlungen oder Abschlagsrechnungen, ein Mahnlauf mit festen Stufen und Fristen statt individueller Nachsicht, sowie eine gepflegte Offene-Posten-Liste, die Überfälligkeiten sichtbar macht, bevor sie alt werden. Forderungen werden nicht plötzlich uneinbringlich — sie altern dorthin, meist unbemerkt.